قرارداد اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

...................

بهتر است قبل از آنکه بخواهیم سیستم اتوماسیون اداری را بررسی کنیم، جالب است که بدانید، اصطلاح اتوماسیون، ترکیبی می باشد از دو کلمه اوتوماتیک و اپریشن که به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی (در واقع انسان) یا با کمترین تاثیر عامل خارجی.

برخی از این تعاریفی که بنظر می رسد از باقی تعاریف کامل تر میباشند به شرح زیر می باشد :

تعریفی که میتوان از اتوماسیون اداری داشت این است که یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظایفی دارد. در ادامه برخی از این وظایف را نام میبریم: وظیفه‌ی گرد آوری، ذخیره کردن و توزیع مستندات بصورت کلی یا انتخابی، ارسال و دریافت پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد و گروه‌های کاری را بر عهده دارد. 

در سایت مرجعی مانند ویکی‌پدیا برای تعریف واژه اتوماسیون اداری اینچنین آمده است که: "نرم‌افزار متنوعی میباشد که برای ایجاد و جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی و خودکار (تعریف شده) مورد استفاده بهینه قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های بدون پردازشی که وجود دارند، انتقال الکترونیک اطلاعات بعد از پردازش شدن، مدیریت کردن کسب ‌و‌کار الکترونیک، همه در کنار هم کارکردهای اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارساختن فعالیت ها ودر واقع بهینه‌سازی روندهای جاری در سازمان‌ها کمک می‌کند."

از جمله پکیج های نرم‌افزاری که در سراسر دنیا با عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند در سطر زیر مشاهده میفرمایین:
Corel, appleworks, Microsoft office, wordperfect, sun stsroffice
در نهایت آنچه که به عنوان سیستم اتوماسیون اداری شناخته شده است، در واقع ظاهر تکامل پیدا کرده دبیرخانه میباشد که برای جایگزین شدن روش ثبت اصطلاحا دستی و شماره ‌دهی به مکاتبات مرسوم اداری به کار می‌رفته است.

قابلیتها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری

...................

ذخیره‌ی اطلاعات

اولین و مهم ترین وظیفه یک سیستم اتوماسیون اداری ذخیره‌ کردن اطلاعات مربوط به یک سازمان میباشد. بسته‌های نرم ‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده ‌های متنی و گرافیکی پردازش نشده را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم ‌افزارهای صفحه‌ گسترده نیز همین کار را با داده‌ های عددی ساده‌تر خواهند کرد. همچنین برنامه‌های تصویری ویرایش تصاویر را تسهیل می‌سازند.

پردازش متن و اطلاعات

نرم‌افزارهای پردازش متن ادیت مربوط به متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها از رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزاری هستن که در قسمت ابزارهای اتوماسیون اداری میباشند و امکان دسترسی به داده‌ ها را برعهده دارند و خدماتی بی‌نظیر در زمینه‌ی نوع فونت تایپ، ویرایش کردن و چاپ کردن مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.

یکی از امکانات بسیار عالی ای که این نرم‌افزارها دارند الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه فونت، نوع فونت، سبک پاراگراف‌ نویسی، پاورقی ‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارند. در نتیجه در هر بار استفاده‌ از یک فایل تایپ ‌شده الزامی به تنظیم مجدد موارد مذکور نمیباشد.
نرم ‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر جنبه های سیستم اتوماسیون اداری هستند. مواردی از این اطلاعات تصویری شامل عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی بطور مثال نمودارها و جدول‌ ها میباشد. بواسطه نرم افزارهای یاد شده تصاویر به فایل‌ های دیجیتالی تبدیل خواهند شد که شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت خواهد بود. در نرم‌ افزارهای پردازش اطلاعات به هر واژه یا در واقع همان نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه حساب میشوند اما در سیستم پردازش تصاویر، تمام تصویر به‌ عنوان یک واحد کلی مورد پردازش قرار خواهد گرفت.

پردازش تصویر

یکی از کاربردهای گسترده‌ ای که برنامه‌های پردازش تصویر دارند، استفاده از آنها در سخنرانی ها میباشد. همچنین به کمک نرم ‌افزارهای چندرسانه ‌ای می‌توانیم از ترکیب کردن ابزارهایی مانند عکس، ویدئو، نوشته و … استفاده کنیم. برنامه‌های صفحه‌گسترده هم به شما اجازه تغییر در داده‌های عددی را خواهند داد. از اولین نمونه‌هایی از این نرم ‌افزارها که میتوانیم نام ببریم " ویسیکالک(Visicalc) "  و " لوتوس۱۲۳ " هستند. نرم‌افزارهای یاد شده فعالیت‌های روزمره اداری را در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور، به‌خوبی انجام میدهند.

یکی از خاص ترین کاربردهایی که اینگونه نرم ‌افزارها در اختیار کاربران قرار میدهند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌ فرض میباشد. پیش فرض کردن اطلاعات باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر دادن متغیرها و اعمال محاسبات دوباره که مبتنی بر متغیرهای جدید هستند را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب ‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت کردن امور حسابداری، طرح‌های حسابداری و خود حسابداری کمک می‌گیرند.

تبادل داده ها

تبادل داده‌ها هم به مقدار رکن دیگر اتوماسیون اداری که درواقع همان ذخیره‌سازی داده‌ها است، حائز اهمیت میباشد. انتقال های الکترونیکی ای که وجود دارند، تبادل اطلاعات میان کاربران را امکان‌پذیر میسازند. سیستم ‌هایی که این امکان را می‌دهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته بندی سیستم‌های اشتراک‌گذاری الکترونیکی قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها نمایش دهنده بستر مشارکتی سیستم‌های اتوماسیون اداری میباشند. سیستم‌های اداری ‌ای که این توانایی را دارند که اطلاعات میان چندین کاربر را ‌‌اشتراک‌گذاری کنند، با عنوان گروه‌ افزار شناخته می‌شوند. یکی از انواع این گروه‌ افزارها، سیستم برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی میباشد. سیستم مذکور به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی این امکان را میدهد که تماس به‌هنگام و هم‌زمان را داشته باشند. افرادی که در این جلسات شرکت میکنند این امکان را دارند که فقط به‌اندازه‌ ی یک اتاق در محل سازمان از یکدیگر فاصله داشته باشند و یا کیلومترها فاصله داشته باشند.

سیستم‌های الکترونیکی از راه دور، بطور معمول از یک خط تلفن برای انتقال داده ها استفاده می‌کنند، این درحالی‌ است که تبادل کردن مداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه‌ی محلی رایانه‌ای (بدون خطوط تلفنی خارجی) هم نیازمند میباشد. اثربخش بودن سیستم‌های اشتراک‌گذاری اطلاعات، رکنی بوده است در راستای رشد مخابرات که در دسترس کاربران نیز قرارمیگیرند.

به کمک همین سیستم‌ ها است که افراد این امکان را دارند که از خانه ارتباط خود را با سازمان حفظ کنند. اکثر این سیستم‌ ها به کاربران این اجازه را می‌دهند تا پیام الکترونیک خودشان را به بیش از یک دریافت کننده ارسال کنند. هرچند که ظاهرا این روش مشابه استفاده از کاربن برای تکثیر نامه‌ها برای بیش از یک گیرنده میباشد ولی در واقعیت امنیت، خودکار بودن این فرآیند و امکان مدیریت آن با وجود گزینه ‌هایی مثل ساخت پرونده‌های الکترونیک یا یادداشت‌ها، بین این نمونه و همتای قدیمی ای که دارد

ایجاد تمایز می‌کند. همچنین پست صوتی کاربردهای مشابهی را دارد که دستیابی به آن از طریق تلفن امکان پذیر میباشد و از طریق رایانه کارکردی ندارد. سایر ماشین‌ها و ابزارهای قدیمی هم در حال گسترش خود برای تبادل کردن داده‌ها میباشند. بطور مثال ابزارهای بی‌سیم هم امکان انتقال دادن یا دسترسی به اطلاعات را بصورت سریع و از هر نقطه‌ای ممکن می‌سازند که تنها کافی است تلفن همراه هوشمند و خط اینترنتی همراه داشته باشید.

موارد کاربرد اتوماسیون اداری

..................

مکاتبات اداری و دبیرخانه                                                                     

•     دارای کارتابل و گردش مکاتبات درون و بیرون سازمانی                       
•     دارای دبیرخانه تحت وب                                                                  
•     امکان چت سازمانی                                                                       
•     امکان مدیریت کارها و وظایف
•     دارای سامانه تبادل فایل
•     دارای سالنامه
•     امکان مدیریت جلسات
•     دارای افزونه Word
•     دارای افزونه Outlook
•     درای گزارش ساز
•     امکان تحلیل عملکرد کارکنان
•     امکان اعلانات پیامکی
•     امکان میزبانی وب

       مدیریت فرآیند

•   دارای فرم ساز و مدیریت فرآیندها
•   دارای پیشخوان خدمات کارکنان
•   امکان تاییدهای نامحدود و چند امضایی

نسخه موبایل                                                                                  

•   امکان ارتباط با شبکه های اجتماعی                                          
•   داراری سرویس اطلاع رسانی                                                      

مدیریت ارتباطات

•   امکان چند سازمانی
•   امکان مدیریت فکس
•   امکان مدیریت ایمیل

مدیریت اسناد، رسانه، دانش سازمانی                                                

•   امکان مدیریت مستندات                                                           
•   دارای رسانه سازمانی                                                                 
•   دارای دانشنامه سازمانی

امنیت

• امکان مکاتبات دارای طبقه بندی
• امکان تعیین قوانین امنیتی پیشرفته

مانیتورینگ                                                                                     

•    دارای پایشگر و هشدار
•    دارای آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایله

تفاوت BPMS و اتوماسیون اداری چیست؟

...................

خوب است که بدانیم برای مکانیزه کردن سیستم اداریمان کدام یک از این دو، برای سازمان ما مناسب‌تر میباشند؟ نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم بی پی ام اس؟ همان طور که به احتمال زیاد می‌دانید، اولین گامی که برای درک تفاوت‌ها میتوانیم برداریم، به دست آوردن یک درک کلی، شناخت، اشراف درست نسبت به هر یک از ابزارهایی که در اختیار ما قرار میدهند و یافتن نقاط مشترک در عملکرد آن‌ها میباشد. با مطالعه  قسمت‌های قبل متوجه شدیم که سیستم اتوماسیون اداری چیست و چطور کار می کند. بنظر میرسد بهتر است قبل از ورود به این بحث، مختصرا با BPMS هم آشنا شویم.
نرم افزار Business Process Management System یا BPMS جهت مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده اند. ابزارهایی که در اختیار شما میگذارد به شما کمک می‌کند فرآیندهای روزانه را بررسی کنید تا نقاط ضعف موجود در روند روزمره کارها را شناسایی کرده و آن‌ها را حذف کنید و یا در مواقعی آنها را کاهش دهید.

هدفی که با پیاده کردن و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری داریم، سازماندهی کردن الکترونیکی فرآیندهایی است که مرتبط با دبیرخانه میباشد. افرادی که از این سیستم ها استفاده می کنند واحدهایی از یک سیستم هستند که نیاز به مکاتبات داخلی دارند. در واقع میتوانیم بگوییم که سیستم اتوماسیون اداری به استاندارد ساختن گردش اطلاعات در سازمان و بایگانی کردن آنها مشغول میباشد.
در حالی که در سویی دیگر هدف از اجرای نرم افزار مدیریت فرآیندها یا همان بی پی ام اس، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی میباشد. ذکر این نکته از اهمیت بالایی برخوردار است که در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) هیچ فرآیندی وجود ندارد و مدیران می بایست با توجه به اهدافی که سازمان دارد، فرآیندها را طراحی و پیاده سازی یا درواقع اجرا کنند.

اجرای پایلوت سیستم اتوماسیون اداری

..............

بنظر میرسد شاید یکی از بهترین راه های شناخت دقیق و درست این فرآیندها، این میباشد که مدتی از سیستم آموزش اتوماسیون اداری استفاده کنید و سپس بعد از گذشت این مدت، به پیاده‌سازی و اجرای بی پی ام اس اقدام کنید.
وجود داشتن زیرساخت اطلاعاتی از نیازهای اصلی و اساسی سازمان ها به جهت پیاده سازی کردن سیستم بی پی ام اس  میباشد. در ابتدا میبایست مدل رفتاری فرآیند را با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مورد سنجش قرار دهیم و سپس به سراغ طراحی و اجرای  BPMS برویم.
در حقیقت اجرای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) باید در بستر اتوماسیون اداری صورت پذیرد. اما چگونه این اتفاق خواهد افتاد؟ در سطرهای بعدی این موضوع را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
 

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چطور کار می کند؟

...................

به همان شکل که در سطر های بالاتر مطرح شد، فرآیند گردش اطلاعات در سازمان برای تامین نیازهای اطلاعاتی میتوان گفت کاملا ضروری میباشد. قاعدتا این امر نیازمند این است که سر فصل‌های اطلاعاتی در یک ساختار استاندارد تولید شود. در زمانی که در داخل یک سازمان، یک نوعی از نامه بارها و بارها تکرار ‌شود و از طرفی مسیری که طی می‌کند هم کاملا مشخص باشد، انتظار میرود که حتما برای این فرآیند یک " فرم " طراحی شود.
بی پی ام اس یا در واقع همان سیستم مدیریت فرایند، بر پایه همین فرم‌ها طراحی و پیاده سازی می‌شود. به این معنا که برای رسیدن به فرم مطلوب و مناسب باید از مسیر اتوماسیون اداری نیز گذر کنیم. در نتیجه سیستم اتوماسیون اداری در کنار و در راستای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، این امکان را دارد که به تمام نیازهای یک سازمان به طرز مطلوبی پاسخ کامل دهد.

نتیجه گیری

...................

در انتها فواید کلی استفاده از سیستم اتوماسیون اداری را مختصرا مرور میکنیم:

• امکان استفاده بهینه از زمان.
• امکان انجام کارهای اداری درون سازمانی در هر زمانی و هر مکانی (حتی خارج از محل کار).
• امکان کاهش و حذف حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان ها و در نهایت جلوگیری از قطع درختان و حفظ محیط زیست.
• امکان نگهداری از اسناد در حجم بسیار کم‌تر و منطقی تر و در امنیت بسیار بیشتر.
• سهوات امکان مراجعه به اسناد.
• امکان جلوگیری و به حداقل رساندن اشتباهات و تکرارهای بیهوده و همچنین متوقف شدن کار در هنگام ثبت اسناد موجود و بطور کلی آن فرآیند اداری مرسوم.
• امکان شفاف سازی مراحل و افراد دخیل در مراحل گردش اسناد و مکاتبات.
• امکان مدیریت کردن و نظارت دقیق بر روی عملکرد تمامی کارکنان.
• امکان تولید گزارش‌های کلی و جزئی عملکرد کارکنان، بصورت دقیق برای مدیر و مدیران.
• امکان مشاده مراجعه کنندگان (در اصطلاح، مشتریان) در هر لحظه، از آخرین اقدامات انجام شده و روند پیشرفت درخواستشان.
• امکان تعامل کردن الکترونیکی با سایر سازمان‌ها.